Vitez je već desetljećima poznat kao jedno od najaktivnijih poduzetničkih središta u Bosni i Hercegovini. U gradu u kojem su trgovina, proizvodnja i privatna inicijativa dio svakodnevice, sada nastaje i digitalni proizvod koji bi mogao imati utjecaj daleko izvan lokalne zajednice.
Riječ je o Tendersistemu, platformi koju razvija lokalna firma Deltico i inicijator projekta - magistar ekonomije Marin Kolenda, čija je ambicija potpuno promijeniti način na koji poduzeća u BiH pronalaze, analiziraju i pripremaju javne nabavke.
Na prvi pogled, može se pomisliti da je riječ o još jednoj bazi tendera ili servisu koji korisnicima šalje obavijesti o novim objavama. Međutim, Tendersistem ide znatno dalje.
Njegova ideja nije samo pokazati firmi da je tender objavljen, nego je voditi kroz cijeli proces: od otkrivanja poslovne prilike i procjene isplativosti, preko analize naručioca i konkurencije, do pripreme dokumentacije, raspodjele zadataka, kontrole rokova i evidentiranja konačnog rezultata.
Drugim riječima, javne nabavke više ne moraju biti kombinacija portala, e-mailova, Excel tablica, foldera na računalu i informacija koje postoje samo u glavi jednog zaposlenika.
Sve se može voditi na jednom mjestu.
Problem nije nedostatak tendera, nego nedostatak vremena i pravih informacija
Brojne firme u BiH imaju proizvode, iskustvo i kapacitete potrebne za dobivanje javnih poslova, ali se na tendere prijavljuju rijetko ili potpuno odustaju od njih.
Razlog često nije nedostatak interesa.
Problem je u tome što netko mora svakodnevno pregledavati objave, prepoznavati relevantne prilike, čitati opsežnu dokumentaciju, provjeravati uvjete, tražiti certifikate i potvrde, pratiti izmjene i rokove te koordinirati više ljudi uključenih u pripremu ponude.
Ako firma taj posao ne radi interno, često plaća vanjsku osobu ili drugo poduzeće. Ako ga radi interno, stručni zaposlenici ili sami vlasnici veliki dio vremena troše na administrativne zadatke koji se ponavljaju, propuštaju prilike i gube tendere na greškama.
Tendersistem je razvijen upravo oko te poslovne računice: manje ručnog rada, manje financijskog ulaganja, više kvalitetnih prilika za zaradu.
Cilj nije samo uštedjeti nekoliko sati. Cilj je omogućiti da isti broj ljudi pronađe i obradi više pravih tendera, uz niži trošak po ponudi i manji rizik od pogreške.
Sustav prvo upoznaje firmu, a zatim traži prilike za nju
Svaka firma posluje drugačije. Građevinsko poduzeće iz Središnje Bosne ne trebaju zanimati iste nabavke kao IT firma iz Sarajeva ili distributer medicinske opreme iz Tuzle.
Zato Tendersistem na osnovu djelatnosti, lokacije, CPV kategorija i poslovnog profila firme rangira tendere prema tome koliko joj odgovaraju.
Korisnik više ne mora prolaziti kroz stotine naslova kako bi pronašao nekoliko realnih prilika. Sustav izdvaja relevantnije postupke, ali istovremeno ostavlja pristup potpunoj bazi tendera i naprednoj pretrazi.
Posebno je zanimljiva mogućnost praćenja planiranih nabavki prije nego što tender uopće bude objavljen.
Za firmu to može značiti nekoliko tjedana ili mjeseci dodatnog vremena za pripremu dokumentacije, osiguravanje kapaciteta i donošenje odluke hoće li sudjelovati.
Prednost više nije saznati za tender nekoliko minuta prije drugih. Prednost je početi se pripremati dok drugi još ne znaju da će se nabavka dogoditi.
Firma može vidjeti tko osvaja poslove i gdje se nalazi stvarna tržišna prilika
Jedna od najzanimljivijih mogućnosti Tendersistema je praćenje konkurencije i naručilaca.
Korisnik može analizirati tko dobiva ugovore, kod kojih naručilaca, u kojim kategorijama i po kojim vrijednostima. Može pratiti aktivnosti konkurentskih firmi, obrasce ponašanja pojedinih naručilaca i tržišne segmente u kojima raste broj i vrijednost javnih nabavki.
To znači da se ponuda više ne priprema u informacijskom vakuumu.
Prije nego što uloži vrijeme i novac, vlasnik firme može dobiti znatno jasniju sliku:
• koliko tender odgovara njegovom poduzeću;
• kakva je povijest naručioca;
• tko je ranije dobivao slične ugovore;
• koje su bile vrijednosti prethodnih poslova;
• koliko je tržište aktivno;
• ima li firma realan poslovni razlog da sudjeluje.
Tendersistem zato nije samo alat za pronalazak većeg broja tendera. On pomaže firmama da odbace loše prilike prije nego što na njih potroše resurse i da se fokusiraju na postupke koji imaju više poslovnog smisla.
Stotine stranica dokumentacije postaju konkretna lista zadataka
Kada firma odluči sudjelovati, počinje najzahtjevniji dio posla. Tu u priču dolazi Tendersistem.
Tenderska dokumentacija može sadržavati desetine ili stotine stranica uvjeta, rokova, obrazaca, garancija, tehničkih zahtjeva i obaveznih dokaza.
Tendersistem koristi umjetnu inteligenciju kako bi dokumentaciju analizirao i izdvojio najvažnije informacije. Međutim, njegova vrijednost nije samo u tome da napravi sažetak.
Sustav zaključke pretvara u operativnu checklistu.
Svaka obavezna stavka dobiva status, može se povezati s dokumentom, dodijeliti članu tima i pratiti do završetka. Firma u svakom trenutku može vidjeti što je spremno, što nedostaje i gdje postoji rizik.
U centralnom trezoru mogu se čuvati licence, certifikati, potvrde, reference, izjave i drugi dokumenti koji se koriste na više tendera.
Sustav zatim uspoređuje zahtjeve konkretnog tendera s dokumentima koje firma već posjeduje i predlaže što se može iskoristiti, a što još treba pribaviti.
Dokument koji se koristi na deset tendera više se ne mora deset puta tražiti po računalima, e-mailovima i zajedničkim folderima.
Vlasnik dobiva kontrolu, a zaposlenici manje administracije
Za vlasnika firme najveća vrijednost nije nužno u pojedinačnoj funkciji, nego u kontroli cijelog procesa.
Na jednom mjestu može se vidjeti:
• koje su ponude aktivne;
• koji rokovi se približavaju;
• što još nije završeno;
• tko je zadužen za pojedini zadatak;
• koje su ponude predane;
• što je dobiveno, a što izgubljeno;
• u kojim vrstama postupaka firma ostvaruje najbolje rezultate.
Za zaposlenika ili vlasnika koji radi javne nabavke Tendersistem znači manje ponavljajućeg posla, manje ručnog prepisivanja i manje vremena provedenog u traženju informacija i dokumenata.
Za firmu koja plaća vanjsku pomoć, platforma može preuzeti velik dio rutinskog operativnog rada i smanjiti potrebu za skupim administrativnim uslugama.
Stručnjaci i dalje donose konačne odluke, rade kalkulacije i provjeravaju ponudu. Tendersistem ne pokušava zamijeniti ljudsku odgovornost.
On uklanja nepotreban rad oko nje.
Donosi vam više prilika, smanjuje financijski i vremenski trošak dok vam istovremeno donosi veću zaradu.
Jedan dodatni dobiveni posao može opravdati cijelu investiciju
Tendersistem je dostupan po cijeni od 349 KM plus PDV mjesečno, a paket uključuje 2.000 kredita za napredne funkcije, 20 priprema ponude, pristup za tri člana tima i 1 GB prostora za poslovne dokumente.
Prava računica ipak nije koliko košta još jedan softver.
Pravo pitanje je koliko vrijedi jedna dodatna kvalitetno pronađena i pripremljena prilika.
Ako platforma pomogne firmi da tijekom godine dobije samo jedan dodatni profitabilan ugovor, vrijednost tog posla može višestruko premašiti godišnje ulaganje u Tendersistem.
Uz to, firma može obraditi više ponuda bez proporcionalnog povećanja broja zaposlenih, smanjiti vanjske troškove i izbjeći situacije u kojima cijela ponuda propadne zbog propuštenog dokumenta ili roka.
Lokalni proizvod s potencijalom za cijelu Bosnu i Hercegovinu
Za Vitez je razvoj ovakvog proizvoda više od još jedne poslovne priče.
Pokazuje da lokalne firme ne moraju biti samo korisnici stranih tehnoloških rješenja, nego mogu razvijati vlastite proizvode koji rješavaju konkretne probleme domaćeg gospodarstva.
Javne nabavke u Bosni i Hercegovini predstavljaju veliko tržište, ali su za mnoge male i srednje firme još uvijek previše složene, spore i administrativno zahtjevne. Mnogo malih poduzeća jednostavno nema vrijeme ni financijske mogućnosti da sudjeluje u velikom broju tendera.
Tendersistem želi taj proces učiniti dostupnijim, preglednijim i profitabilnijim.
Od prve informacije o planiranoj nabavci, preko analize tržišta i konkurencije, do dokumentacije, timske pripreme i konačnog ishoda, cijeli poslovni proces smješten je u jedan sustav.
To je razlog zbog kojeg ovaj lokalno razvijeni proizvod ima potencijal biti mnogo više od viteške tehnološke priče.
Može postati alat koji će velikom broju poduzeća u cijeloj Bosni i Hercegovini pomoći da javne nabavke prestanu promatrati kao administrativnu prepreku, a počnu ih koristiti kao ozbiljan i mjerljiv izvor zarade. Tendersistem se pojavljuje kao prilika poduzećima da zarade više, brže; uz manju investiciju vlastitog vremena i novca.
